Każda firma, która chce współpracować z PZU i PZU Życie, musi się zapoznać z „Kodeksem Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU”, a przestrzeganie jego zapisów przez kontrahentów uwzględniane jest w ich umowach z PZU. Podpisanie oświadczenia o zapoznaniu się z Kodeksem i akceptacja jego zapisów jest niezbędną częścią złożonej przez dostawcę oferty.
Kodeks Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU znajduje się na stronie www.pzu.pl/grupa-pzu/o-nas/kultura-compliance-pzu/kodeks-csr
Grupa PZU prowadzi działalność biznesową z poszanowaniem wszelkich przepisów prawa, praw człowieka oraz zasad bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia. Z tego względu chce mieć również wpływ na kształtowanie postaw swoich dostawców oczekując przestrzegania standardów i zasad, które sama stosuje w działalności biznesowej. Grupa chce promować ideę odpowiedzialności społecznej w relacjach ze swoimi dostawcami, współpracując tylko z tymi kontrahentami, którzy przestrzegają praw człowieka i działają zgodnie z regulacjami prawnymi, zwłaszcza w zakresie przeciwdziałania korupcji. Dostawcy współpracujący z podmiotami Grupy PZU powinni zapewniać bezpieczne i godne warunki pracy swoim pracownikom oraz stosować najwyższe standardy etyczne i dbać o środowisko naturalne.
Grupa PZU chce budować długofalowe relacje z dostawcami oparte na wzajemnym zaufaniu, szacunku i profesjonalizmie. W szczególności doceniani są dostawcy, którzy stosują sprawdzone praktyki rynkowe i reprezentują najwyższy poziom etyki zawodowej.
Kodeks dobrych praktyk CSR Dostawców Grupy PZU
PZU ma świadomość, że w sposób istotny wpływa na rynek zamówień i bierze odpowiedzialność za kształtowanie najwyższych standardów biznesowych w swoim otoczeniu. Kierując się dbałością o jakość relacji biznesowych, promocję dobrych praktyk rynkowych oraz wywieranie pozytywnego wpływu na społeczeństwo i środowisko naturalne, opracowano „Kodeks Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU”. To zbiór zasad zarówno dla Grupy PZU, jak i dla wszystkich jej dostawców, a prowadzenie działalności zgodnie z tym „Kodeksem” oraz promowanie jego wartości, jest istotnym kryterium kwalifikacji i oceny potencjalnych dostawców.
Kodeks Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU
Prawa człowieka
Grupa PZU oczekuje, że jej dostawcy respektują oraz będą respektować prawa człowieka oraz przeciwdziałają dyskryminacji w ramach prowadzonej działalności, a w szczególności:
- przestrzegają praw pracowniczych, zapewniają bezpieczeństwo i odpowiednie warunki pracy swoim pracownikom;
- odrzucają możliwość zatrudniania dzieci i nie tolerują jakiejkolwiek formy pracy niewolniczej i przymusowej;
- zapewniają równe traktowanie w miejscu pracy i nie stosują żadnych praktyk dyskryminujących ze względu na wiek, płeć, niepełnosprawność czy przynależność rasową.
Ochrona środowiska
Każdy z dostawców Grupy PZU powinien przestrzegać tych samych zasad dotyczących ochrony środowiska naturalnego, a w szczególności:
- dążyć do zmniejszania ilości produkowanych odpadów i segreguje te już wytworzone;
- racjonalnie wykorzystywać energię elektryczną i cieplną;
- zmniejszać zużycie wody oraz przeciwdziała jej zanieczyszczeniu;
- minimalizować emisję gazów cieplarnianych, spalin i pyłów.
Etyka zawodowa
PZU jest instytucją zaufania publicznego. Etyka zawodowa Grupy PZU odzwierciedla wizję i wartości, którymi kierujemy się na co dzień w naszych firmach. Dlatego od dostawców oczekuje się:
- stosowania najwyższych standardów biznesowych w zakresie zasad uczciwej i wolnej konkurencji oraz rzetelności i wiarygodności w komunikacji z klientem;
- ochrony informacji poufnych;
- przeciwdziałania korupcji i konfliktowi interesów.
RODO
Grupa PZU zapewnia bezpieczeństwo informacji oraz ochronę danych osobowych swoich klientów. Dba o zgodność wszystkich swoich procesów z regulacją RODO oraz przepisami krajowymi. Równie dojrzałego podejścia Grupa PZU wymaga od swoich kontrahentów. Podstawowe wymagania to:
- stosowanie się do wszystkich wytycznych i obowiązków nałożonych i wynikających z Rozporządzenia RODO oraz regulacji krajowych w obszarze ochrony danych osobowych;
- edukowanie i egzekwowanie od swoich pracowników przestrzegania przepisów RODO oraz regulacji krajowych dotyczących ochrony danych osobowych.
Polityka zakupowa
Polityka Zakupowa w Grupie PZU określa podstawowe zasady procesu wyboru dostawców towarów i usług, a także zasady współpracy i wymiany informacji w obszarze zakupów Grupie PZU. Obowiązuje ona wszystkie spółki z Grupy PZU, które są stroną porozumienia z 21 marca 2017 roku w sprawie zasad współpracy w Grupie PZU m.in.: PZU Zdrowie, LINK4, TUW PZUW, TFI PZU, PTE PZU, PZU Pomoc, PZU Centrum Operacji, a także spółki Grupy PZU w krajach bałtyckich i w Ukrainie. Bank Pekao oraz Alior Bank obowiązuje z PZU porozumienie o współpracy w ramach obszaru zakupów, którego przedmiotem jest współpraca w celu realizacji synergii zakupowych, wymiany informacji o rynku dostawców i kluczowych zmiennych warunków umów, a także współpraca w obszarze procedur, procesów i narzędzi zakupowych.
Polityka zakupowa w Grupie PZU stanowi, że osoby uczestniczące w wyborze dostawcy unikają sytuacji, w których ich interesy osobiste mogą stać w konflikcie z interesami podmiotu, godnie reprezentują podmiot w kontaktach z dostawcami, prezentując kwalifikacje merytoryczne, nienaganną postawę etyczną oraz dbałość o wizerunek i o wzajemną satysfakcję ze współpracy przy jednoczesnej trosce o interes gospodarczy podmiotu.
Proces zakupowy prowadzony jest w sposób gwarantujący zachowanie zasad uczciwej konkurencji, zaś podmiot zawierający umowę z dostawcą zapewnia w tej umowie możliwość przekazywania informacji o treści umowy do PZU.
Audyty dostawców
Zespół Audytu Dostawców zajmuje się przeprowadzaniem audytów biznesowych, zarówno tych dostawców, którzy mają zawartą umowę z PZU lub z PZU Życie bądź z dwiema spółkami, jak i będących potencjalnymi kontrahentami Grupy PZU. Audyty dostawców realizowane są zgodnie z określonymi priorytetami i kryteriami.
Rodzaje audytu dostawców:
- okresowe – mają na celu cykliczne sprawdzanie dostawców, z którymi współpracuje PZU. Przeprowadzane są według wcześniej ustalonego planu;
- doraźne – wykonywane są na zlecenie, np. w sytuacji, gdy określony dostawca wymaga pilnego sprawdzenia ze względu na problemy we współpracy lub w ramach sprawdzenia nowego dostawcy.
Audyt dostawcy może być zrealizowany w zakresie podstawowym. Obejmuje wtedy diagnozę dostawcy przy wykorzystaniu informacji z wewnątrz oraz zewnątrz organizacji, zdalne przeprowadzenie audytu przy użyciu skróconego formularza audytowego wypełnionego przez dostawcę i zamknięcie całego procesu poprzez sporządzenie raportu końcowego i ewentualnej listy zaleceń. Rozszerzona wersja audytu obejmuje audyt na miejscu u dostawcy. Wykorzystuje się w nim więc pełny formularz audytowy wypełniony na miejscu bądź bezpośrednio po wizycie. W audycie rozszerzonym może uczestniczyć także przedstawiciel jednostki merytorycznej.
W obu przypadkach tematyka audytu obejmuje między innymi tematy związane z ochroną danych, w tym ochroną danych osobowych czy ochroną środowiska w zakresie gospodarki zarządzania odpadami, a począwszy od 2022 roku również tematy związane z prawami człowieka, prawami pracownika oraz ochroną środowiska pod kątem gospodarki energetycznej, wodnej i zarządzania produkcją.
Ryzyko korupcji
Ocena ryzyka korupcji to stały element procesu zakupowego. Każdy potencjalny dostawca podlega ocenie ryzyka korupcji na podstawie odpowiedniego kwestionariusza oceny ryzyka. Ponadto zgodnie z „Programem antykorupcyjnym” każda umowa o współpracy PZU z partnerem biznesowym powinna zawierać klauzule antykorupcyjne. Jedna z klauzul stanowi potwierdzenie akceptacji przez dostawcę standardów antykorupcyjnych obowiązujących w PZU. Zgodnie z wewnętrznymi procedurami podmioty współpracujące z PZU i PZU Życie są informowane o obowiązującym w spółce „Programie antykorupcyjnym”.
Lista Kwalifikowanych Dostawców PZU
W PZU i PZU Życie obowiązuje Procedura zarządzania dostawcami w obszarze rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji dostawców. Zgodnie z nią wpis dostawcy na Listę Kwalifikowanych Dostawców poprzedzają procesy rejestracji, weryfikacji i kwalifikacji dostawcy, które odbywają się z wykorzystaniem platformy zakupowej.
Proces rejestracji:
Dostawca rejestruje się na platformie zakupowej z własnej inicjatywy lub na zaproszenie pracownika PZU, jeśli nie jest jeszcze wpisany na Listę Kwalifikowanych Dostawców. Wypełnia formularz z danymi i składa oświadczenia o zapoznaniu się z „Kodeksem Dobrych Praktyk CSR Dostawców Grupy PZU”.
Proces weryfikacji:
Pracownik Zespołu Kwalifikacji i Oceny Dostawców w PZU (ZKiOD) weryfikuje dane i dokumenty zawarte w formularzu, zbiera opinie m.in. z jednostki właściwiej ds. bezpieczeństwa, compliance oraz planowania i kontrolingu. Następnie decyduje o rozpoczęciu procesu kwalifikacji dostawcy lub jego odrzuceniu.
Proces kwalifikacji:
Polega na ocenie zebranych danych lub dokumentów. Decyzję podejmuje pracownik ZKiOD, a zatwierdza ją kierownik ZKiOD.
Stan bazy Dostawców:
Na koniec 2021 roku status co najmniej „zarejestrowany” posiadało 1 681 dostawców.
Nowy Model Zakupów
PZU aktywnie poszukuje obszarów z potencjałem do zwiększenia efektywności operacyjnej i rentowności. Zmiany w zakupach zaczęły się od stworzenia projektu Nowego Modelu Zakupów. W jego ramach PZU uruchomił platformę zakupową, która jest dostępna dla dostawców pod adresem strony internetowej zakupygrupy.pzu.pl. Jest to podstawowe narzędzie do komunikacji zarówno z dotychczasowymi, jak i przyszłymi dostawcami.
W 2021 roku projekt był w fazie realizacji w PZU, PZU Życie i PZU Centrum Operacji. Jego zakończenie planowane jest na koniec maja 2022 roku. W 2020 roku uruchomiono produkcyjnie pierwszy moduł platformy zakupowej – rejestrację i weryfikację dostawców, który służy do tworzenia i rozwoju bazy dostawców Grupy PZU. W roku 2021 dla dostawców z obszaru administracji i nieruchomości wdrożone zostały moduły obiegu zapotrzebowań i zamówień, elektronicznych postępowań zakupowych i umów. W roku 2022 dla dostawców z obszaru administracji i nieruchomości planowane jest wdrożenie modułu oceny i audytu dostawców.
Projekt koncentruje się na:
- opracowaniu, a następnie wdrożeniu modelu docelowego funkcjonowania obszaru zakupów w Grupie PZU;
- wdrożeniu dźwigni oszczędnościowych dotyczących zarządzania popytem wewnętrznym, planowaniem zakupów, zarządzaniem dostawcami;
- opracowaniu koncepcji i wdrożeniu systemu IT do wsparcia procesu zakupowego – od planowania, przez zapotrzebowanie, organizację zapytań ofertowych, ocenę ofert, aż po wybór dostawcy, generowanie umowy i wysyłanie zamówień;
- przygotowaniu i wdrożeniu aktów wewnętrznych obejmujących obszar zakupów dostosowanych do Nowego Modelu Zakupów oraz systemu (Procedura wyboru dostawców towarów i usług, Zasady kwalifikacji, weryfikacji i oceny dostawców).
Kluczowe korzyści wdrożenia Nowego Modelu Zakupów oraz Platformy Zakupowej:
- wdrożenie najlepszych praktyk prowadzenia procesów zakupowych w poszczególnych kategoriach;
- całościowa kontrola aktualnego statusu uruchomionego procesu zakupowego na każdym etapie jego trwania;
- archiwizacja informacji w systemowym rejestrze zdarzeń;
- skrócenie czasu przepływu informacji, akceptacji;
- zwiększenie kontroli nad bezpieczeństwem informacji;
- efektywne planowanie zakupów oraz kompleksowe zarządzanie bazą dostawców;
- zredukowanie obiegu papierowego większości dokumentów dotyczących procesu zakupowego;
- agregacja danych zakupowych, która pozwoli na wygenerowanie synergii kosztowej, wynikającej ze wspólnych zakupów w ramach Grupy PZU.
Docelowo planuje się, by z tego modelu korzystały inne spółki z Grupy.
Procedura wyboru dostawców
„Procedura wyboru Dostawców towarów i usług” określa zasady i sposób przeprowadzenia procesu wyboru dostawców w PZU i PZU Życie. Zgodnie z tym dokumentem wybór dostawcy jest realizowany:
- w trybie zamówienia z wolnej ręki;
- w trybie postępowania przetargowego;
- w trybie negocjacji.
Dokumentacja związana z procesem wyboru dostawcy, w tym: zapotrzebowanie, zaproszenie do postępowania przetargowego i inne dokumenty przetargowe, złożone oferty, dokumenty związane z podejmowaniem decyzji przez komisję przetargową lub zespół negocjacyjny i protokół wyboru dostawcy jest przechowywana przez Biuro Zakupów albo jednostkę spółki samodzielnie dokonującą wyboru co najmniej przez cały okres współpracy z wybranym dostawcą, a następnie jest archiwizowana na zasadach obowiązujących w spółce.
Biuro Zakupów ma prawo do weryfikacji zgłoszonego zapotrzebowania pod kątem celowości zakupu oraz opisu przedmiotu zakupu.
W 2021 roku prowadzone były prace nad wdrożeniem Procedury wyboru Dostawców towarów i usług w Nowym Modelu Zakupów dla wszystkich jednostek organizacyjnych w PZU oraz PZU Życie.
W 2021 roku Biuro Zakupów zakończyło 279 postępowań zakupowych (przetargi, negocjacje, zamówienia z wolnej ręki, RFI) w PZU oraz PZU Życie. Łącznie zawarto 7 031 umów z dostawcami w PZU i PZU Życie.
Współpraca z dostawcami w spółkach zależnych
W Alior Banku w celu zapewnienia najwyższych standardów oraz ograniczenia ryzyk współpracy z nierzetelnym Dostawcą, Bank w procesie Kwalifikacji Dostawców opisanym Polityką Zakupową stosuje dwustopniowy proces weryfikacji dostawcy.
W etapie inicjalnym kwalifikacji dostawcy nawiązujący relacje z Alior Bankiem, w ramach postępowań zakupowych, weryfikowani są na wielu wymiarach w tym w szczególności: w zakresie stabilności finansowej, tzw. sygnałów ostrzegawczych (czyli informacji dostępnych w otwartych źródłach), weryfikacji list kontrolnych w tym np. w zakresie Listy Ostrzeżeń Publicznych KNF, statusu podatnika czy też w zakresie incydentów zagrażających czynnościom bankowym.
Dodatkowo obligatoryjne jest złożenie przez dostawców oświadczeń „Etyka Biznesu”, w których odnoszą się oni do stosowania przez ich organizację standardów etycznych określonych oświadczeniem. Oświadczenia te dotyczą m.in. przestrzegania praw pracowniczych, przestrzegania w relacji z środowiskiem, bezpośrednim otoczeniem oraz innymi podmiotami obowiązującego prawa, przestrzegania ogólnie obowiązujących przepisów prawa, zasad etyki i uczciwej konkurencji, braku tolerancji dla zachowań korupcyjnych.
W etapie bieżącej kwalifikacji dostawcy kontynuujący współpracę w ramach już obowiązującej współpracy, dla których wysokość obrotów przekracza 100 tys. zł brutto w roku poprzedzającym cykl bieżącej klasyfikacji tzw. Rocznej Kwalifikacji Dostawców są weryfikowani w głównych wymiarach opisanych i obowiązujących również w etapie inicjalnym.
Przebieg procesów zakupowych w Banku Pekao określają trzy kluczowe regulacje, obowiązujące od 2018 roku: „Polityka zakupowa w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna”, „Zasady realizacji zakupów przez Departament Zakupów w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna” oraz „Zasady realizacji zakupów bez udziału Departamentu Zakupów w Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna”.
Przy przeprowadzanych przez Bank Pekao przetargach o wartości powyżej 1 mln zł netto obowiązuje wymóg wypełniania przez dostawców „Formularza Odpowiedzialności Społecznej i Środowiskowej (CSR)”. W ten sposób Bank Pekao podejmuje działania na rzecz zrównoważonego rozwoju, ochrony środowiska naturalnego oraz zapobiegania łamaniu praw człowieka przez partnerów biznesowych Banku. Formularz zawiera pytania dotyczące uwzględnienia przepisów ochrony środowiska oraz kwestii respektowania praw człowieka w codziennej działalności dostawcy lub kontrahenta. Zakres zagadnień formularza obejmuje:
- W zakresie środowiskowym:
- posiadanie certyfikatów poświadczających prośrodowiskowy profil działalności danego kontrahenta;
- przestrzeganie praw i przepisów z zakresu ochrony środowiska, realizowanych kontroli i spraw karnych związanych z nieprzestrzeganiem przepisów obowiązujących w tym zakresie;
- wdrażanie innowacyjnych, przyjaznych środowisku nowych technologii;
- organizacja szkoleń i spotkań informacyjnych dla pracowników dotyczących kwestii ekologicznych.
- W zakresie społecznym:
- zakaz pracy przymusowej;
- poszanowanie przepisów prawa regulujący czas pracy;
- poszanowanie przepisów prawa o BHP;
- przestrzegani praw i przepisów z zakresu prawa pracy, w tym wypłaty wynagrodzenia zwyczajowo stosowanego w danym sektorze dla wszystkich pracowników.